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Claim Petty Cash 之痛

有一件同工作有關既事, 到而家都未能習慣, 就係Claim Petty Cash…

出差太多, 要管理所有開支單據, 真係唔容易, 特別係交通食宿雜費都係實報實銷制, 逢月尾都要處理大量單據, 真係好頭痛…

今日算係七月中, 我已經忍唔住要處理住一半先, 以免重蹈上個月覆轍… 上個月, 要用成4個鐘先處理得晒成個月既所有單據…

不過今日雖然只處理半個月既單據, 但竟然用左4個鐘以上… 唉!

檢討左一下, 發覺原因如下:

1) 搭單

有時同同事一齊食飯, 負責俾錢既人可能係其他人, 亦可能係自己; 如果係自己俾, 有單就要在填form時填埋當時仲有邊個一齊食飯, 呢個真係超考記性, 月中填月頭, 有時真係唔記得邊餐打邊餐, 更加莫講話同左邊個食… 以後俾完錢要醒目, 有單就記得盡快在單背寫返同左邊個人食… 有時搵唔到張單, 真係會唔記得到底係同事俾左, 定係自己去食左啲無單既食店… 思前想後, 真係花費得最多時間既一項…

2) 交通費

交通費可以講係第二麻煩既項目, 因為出差既日子, 公司包晒所有交通費(包埋香港交通費用), 所以有好多無單既項目, 全部都要回想返晒, 的確好痛苦… 特別係出差返工放工, 有時係shuttle, 有時又唔係… 要組織返, 特別慘痛…

3) 無單膳食

雖然大部份膳食都有單據可以追尋, 但有時始終會去一啲無單既地方食飯, 例如一個人… 去”掃街”… 唔通叫街邊檔開手寫單咩? 掃下掃下都可以掃幾十蚊… 公司又冇明文講明有單claim幾多, 冇單claim幾多… 呢類無單既膳食, 都幾麻煩… 首先, 要記得到底係同事俾左, 定係自己俾, 如果自己俾就好啲, 是Q但claim返十幾廿蚊算… Claim少左咪當豪俾公司, 但如果係同事出左錢(又有claim), 自己double claim… 就真係冤枉了; 公司既精密會計部, 一眼就會算出你claim錯錢… 認錯事少, 俾人覺得你”呃”錢先係真大鑊…

4) 剪、貼、連單據

填寫左報銷項目後, 亦都要為每筆有單據既項目對應返關係… 簡單黎講, 係剪貼… 真係小學畢業後, 好耐未試過”剪、貼、連”呢啲小手工了…

5) 再三翻Check各項目邏輯關係

作為一個程式設計者, 有樣與生俱來既技倆… 呢樣野在電腦界叫Dry Run, 即係會將整個流程用腦黎”運行”幾次, 睇下中間會唔會有啲邏輯性既錯誤, 確保交出黎既貨唔會有啲小學雞error…

會檢查既邏輯, 有包括trip所發生既項目及其發生順序:

a) 每個trip, 我首先一定會check啲來回車船有冇claim齊
b) trip既每一晚, 我會check酒店條大數有冇claim齊
c) trip既每一日, 我又會check晒早午晚三餐有冇claim齊
d) trip既每一日, 亦都要check下有冇自己俾既車費
e) 做晒a, b, c, d項後, 最後要檢查及剔除同事幫我俾既錢, 亦都要記錄返我幫邊個同事俾左錢

做晒以上既項目… 轉眼已經過左4個幾鐘… 我真心希望係我未習慣, 否則個個月花上成個工作天黎處理呢啲雜務… 真係好浪費時間… Orz…

petty_cash

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